Der Kern Ihrer Arbeit sind Ihre Kunden. In diesem Artikel, mit einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen, zeigen wir Ihnen, wie Sie Kunden zu Ihrem Carepatron-Arbeitsbereich hinzufügen und deren Akten einrichten, sobald sie erstellt wurden.
Erste Schritte mit den Kundenakten in Carepatron
Neuen Kunden erstellen
Gehen Sie zu „Kundschaft“ im linken Menü.
Klicken Sie auf „+ Neuer Kunde“ in der oberen rechten Ecke.
Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus und klicken Sie auf „Erstellen“, wenn Sie fertig sind.
Kundenakte
Übersicht
Indem Sie auf einen Kunden klicken, gelangen Sie zum Abschnitt „Übersicht“.
Hier finden Sie bevorstehende Termine oder können neue buchen.
Sie können auch vergangene Termine einsehen, für die Sie eine Rechnung erstellen, eine Notiz hinzufügen oder einen Termin neu planen können. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte „⋮“, um die verfügbaren Optionen zu finden.
Personal
Diese Seite enthält alle Informationen zu Ihrem Kunden, wie Name, Adresse und alle weiteren Details, die Sie hinzufügen müssen. Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um zu lernen, wie Sie Kundenakten bearbeiten oder anpassen können.s.
Rechts neben „Kundenübersicht“ finden Sie den Tab „Personal“.
Beachten Sie den „Bearbeiten“-Button in jedem Abschnitt. Sie können die Kundeninformationen nach Bedarf hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
Wenn Sie eine Kundeninformation hinzufügen müssen, für die kein Feld verfügbar ist, gehen Sie auf „+ Neues Feld“, wählen Sie eine der angebotenen Optionen aus und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
Sie können auch einen ganz neuen Abschnitt hinzufügen, indem Sie nach unten scrollen und auf „+ Neuen Abschnitt hinzufügen“ klicken, ihm einen Namen geben und alle erforderlichen Felder hinzufügen.
Beziehungen
Der Tab „Beziehungen“ ist der Ort, an dem Sie alle Beziehungen sehen, die Ihrem Kunden zugeordnet sind. Dies könnte ein Familienmitglied, ein überweisender Arzt oder eine andere Beziehung des Kunden sein. Beziehungen können auch andere Kunden oder externe Kontakte sein.
Gehen Sie zu „Beziehungen“.
Klicken Sie auf „+ Neue Beziehung“.
Wählen Sie aus der Liste Ihrer bestehenden Kontakte oder Kunden, geben Sie den Beziehungstyp an und klicken Sie auf „Verbinden“, wenn Sie fertig sind.
Wenn diese Beziehung einen neuen Kontakt betrifft, gehen Sie zu „Neuen Kunden/Kontakt erstellen“, füllen Sie die erforderlichen Informationen aus und klicken Sie auf „Verbinden“, wenn Sie fertig sind.
Dokumentation
Dieser Abschnitt zeigt alle Notizen an, die Sie der Kundenakte hinzugefügt haben, sowie alle ausgefüllten Anmeldeformulare und hochgeladenen Dateien.
Notizen sind standardmäßig privat. Das bedeutet, dass nur Sie und Teammitglieder mit entsprechenden Berechtigungen die Notizen Ihres Kunden einsehen können. Wenn Sie Notizen mit einem Kunden teilen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte in der Notiz und wählen Sie „Teilen“.
Um eine neue Notiz hinzuzufügen, gehen Sie oben rechts und klicken Sie auf „Neue Notiz“.
Füllen Sie die Notiz mit allen wichtigen Informationen aus und nutzen Sie die verfügbaren Werkzeuge und Funktionen, um die Notiz nach Belieben zu gestalten.
Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Fertig“.
Sobald sie erstellt ist, wird sie mit den anderen Notizen des Kunden angezeigt.
Beachten Sie, dass jedes Anmeldeformular, das beim Planen eines Termins gesendet wird, sowie jede Notiz, die direkt im Abschnitt „Vorlagen“ Ihres Arbeitsbereichs erstellt wurde, ebenfalls hier angezeigt wird.
Posteingang
Hier finden Sie jede Kommunikation, die Sie mit Ihrem Kunden ausgetauscht haben.
Hinweis: Momentan bieten wir nur die Verbindung mit Ihrer E-Mail an, aber viele weitere Kommunikationskanäle werden bald verfügbar sein.
Befolgen Sie die Schritte in diesem Artikel, um Ihren eigenen Posteingang einzurichten.
Gehen Sie zu „Posteingang“ im linken Menü, wählen Sie Ihren neu erstellten Posteingang aus und klicken Sie auf „+ Verfassen“, um eine E-Mail an Ihren Kunden zu schreiben.
Nachdem Ihr Posteingang eingerichtet ist, kehren Sie zum Tab „Kommunikation“ des Kunden zurück, um alle gesendeten und empfangenen E-Mails mit dem ausgewählten Kunden zu finden.
Rechnungsstellung
Auf dieser Seite finden Sie alle Rechnungen, die Sie Ihrem Kunden geschickt haben, sowie deren Status.
Bitte folgen Sie den Schritten in diesem Artikel, um Ihre Rechnungsstellung und Zahlungen einzurichten.
Gehen Sie zu „Rechnungsstellung“, um eine Liste aller für diesen Kunden erstellten Rechnungen zu finden.
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Rechnung, um die möglichen Aktionen für diese zu erkunden.
Falls verfügbar, können Sie eine Zahlungsmethode für diesen Kunden hinzufügen, indem Sie auf „+ Neue Zahlungsmethode“ klicken und die Kartendaten wie gefordert ausfüllen.
Es ist wichtig zu wissen, dass all diese Felder und Informationen nur für Teammitglieder mit vollständigen Berechtigungen sichtbar sind. Ein Teammitglied mit eingeschränkten Berechtigungen kann bestimmte Felder und Seiten im Carepatron-Arbeitsbereich nicht sehen.
Erfahren Sie mehr über die Berechtigungen für Ihr Team hier.
Neuen Kunden importieren
Um neue Kunden zu importieren, nachdem Sie alle Daten von der vorher verwendeten Plattform erhalten haben, lesen Sie diesen Artikel und folgen Sie den dort beschriebenen Schritten.
Unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um weitere Fragen zu beantworten. Antworten Sie einfach über den Messenger oder über den Hilfe-Kanal in Ihrem Arbeitsbereich.