Le cœur de votre opération, ce sont vos clients. Cet article, avec des étapes simples à suivre, vous montrera comment ajouter des clients à votre espace de travail Carepatron, ainsi que configurer leurs dossiers une fois créés.
Commencer avec les dossiers clients dans Carepatron
Créer de nouveaux clients
Allez dans "Clientèle" dans le menu à gauche.
Cliquez sur "+ Nouveau client" dans le coin supérieur droit.
Remplissez les informations demandées et cliquez sur "Créer" lorsque vous avez terminé.
Dossier client
Aperçu
En cliquant sur un client, vous accéderez à sa section Aperçu.
Ici, vous trouverez les prochains rendez-vous ou vous pourrez en réserver de nouveaux.
Vous pouvez également consulter les rendez-vous passés pour lesquels vous pouvez envoyer une facture, créer une note ou même reprogrammer. Il vous suffit de cliquer sur les trois points "⋮" pour trouver les options disponibles.
Personnel
Cette page inclut toutes les informations de votre client, comme son nom, son adresse et tous les détails que vous devez ajouter à propos de votre client. Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre comment modifier ou personnaliser les dossiers de vos clients.
À droite d'Aperçu du client, vous trouverez l’onglet Personnel.
Observez le bouton Modifier dans chaque section. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les informations du client selon vos besoins.
Si vous devez ajouter une information client qui n’a pas de champ disponible, allez sur "+ Nouveau champ", sélectionnez parmi les options proposées et saisissez les informations nécessaires.
Vous pouvez même ajouter une toute nouvelle section en faisant défiler vers le bas et en cliquant sur "+ Ajouter une nouvelle rubrique", en lui donnant un nom et en ajoutant tous les champs nécessaires.
Relations
L'onglet "Relations" est l'endroit où vous trouverez toutes les relations associées à votre client. Cela pourrait être un membre de la famille, un médecin référent ou toute autre relation que le client pourrait avoir. Les relations peuvent également être d'autres clients ou des contacts externes.
Allez dans "Relations".
Cliquez sur "+ Nouvelle relation".
Sélectionnez dans la liste de vos contacts ou clients existants, indiquez le type de relation qu'ils ont avec le client, puis cliquez sur "Connecter" lorsque vous avez terminé.
Si cette relation concerne un nouveau contact, allez sur "Créer un nouveau client/contact", complétez les informations demandées pour le nouveau contact, puis cliquez sur "Connecter" lorsque vous avez terminé.
Documentation
Cette section affichera toutes les notes que vous avez ajoutées au dossier du client, ainsi que tout formulaire d'admission que vous avez envoyé et tout fichier que vous avez téléchargé.
Les notes sont privées par défaut. Cela signifie que personne d'autre, à part, vous et les membres de l'équipe ayant des autorisations, ne pourra voir les notes de votre client. Pour partager des notes avec un client, sélectionnez les trois points dans la note et cliquez sur Partager.
Pour ajouter une nouvelle note, allez dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Nouvelle note".
Remplissez la note avec toute information importante dont vous avez besoin et explorez les outils et fonctionnalités disponibles pour personnaliser la note à votre guise.
Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur "Terminer".
Une fois créée, elle apparaîtra avec le reste des notes liées à ce client.
Notez que tout formulaire d'admission envoyé lors de la planification de rendez-vous, ainsi que toute note créée directement dans la section Modèles de votre espace de travail, apparaîtra également ici.
Boîte de réception
C'est ici que vous trouverez chaque communication échangée avec votre client.
Remarque : Pour le moment, nous offrons uniquement la connexion avec votre e-mail, mais de nombreux autres canaux de communication seront bientôt disponibles.
Suivez les étapes de cet article pour configurer votre propre Boîte de réception.
Allez dans "Boîte de réception" dans le menu de gauche, sélectionnez votre boîte de réception nouvellement créée et cliquez sur "+ Rédiger" pour commencer à rédiger un e-mail à votre client.
Une fois votre Boîte de réception configurée, revenez à l'onglet "Communications" de votre client pour retrouver tous les e-mails envoyés et reçus avec le client sélectionné.
Facturation
Sur cette page, vous trouverez toutes les factures que vous avez envoyées à votre client, ainsi que leurs statuts.
Veuillez suivre les étapes de cet article pour configurer votre Facturation et Paiements.
Allez dans "Facturation" pour trouver une liste de toutes les factures créées pour ce client.
Survolez une facture pour explorer les actions possibles pour chacune d'elles.
Si disponible, vous pouvez ajouter un mode de paiement pour ce client en cliquant sur "+ Nouveau mode de paiement" et en remplissant les informations de la carte comme demandé.
Il est important de savoir que tous ces champs et informations ne sont disponibles que pour les membres de l'équipe disposant des autorisations complètes activées. Un membre de l'équipe avec des autorisations limitées ne pourra pas voir certains champs et pages dans l'espace de travail de Carepatron.
Apprenez-en davantage sur les autorisations de votre équipe ici.
Importer de nouveaux clients
Pour importer de nouveaux clients après avoir reçu toutes les données de la plateforme que vous utilisiez auparavant, veuillez consulter cet article et suivre les étapes qui y sont indiquées.
Notre équipe sera disponible pour répondre à toutes vos questions supplémentaires. Il vous suffit de répondre via Messenger dans le canal d'aide de votre espace de travail.